Mit der Einführung von Microsoft 365 (früher „Office 365“) ändern sich einige interne Abläufe. Hier findet ihr alles, was ihr für den Umstieg wissen müsst. Die orangefarbenen Nummern in den Abbildungen findet ihr im Text wieder, z. B. 1. Tipp: Ein Klick auf eine Abbildung vergrößert sie.
Login & Zugangsdaten
Ab sofort meldet ihr euch für alles – E-Mails, Dateien und Office-Programme – an einer zentralen Stelle an: https://office.com. Ein Login, ein Kennwort, alle Anwendungen.
Das braucht ihr
- Eure E-Mail-Adresse im Format
vorname.nachname@fv-biedensand-baeder.de– das ist gleichzeitig euer Benutzername. - Euer Startkennwort – das bekommt ihr von mir per Brief, zusammen mit eurem Benutzernamen.
- Einen aktuellen Browser (Edge, Chrome, Firefox oder Safari) auf Computer, Tablet oder Handy.
Erste Anmeldung – Schritt für Schritt
- office.com öffnenGebt im Browser oben in die Adresszeile
office.comein 1. Falls ihr eine Startseite mit „Anmelden“ seht, klickt darauf. - E-Mail-Adresse eingebenTragt eure Vereinsadresse ein 2 und klickt auf Weiter 3.
- Startkennwort eingebenGebt das Startkennwort aus dem Brief ein 4 und klickt auf Anmelden. Achtet auf leicht verwechselbare Zeichen wie
l,Iund1oderOund0.
Beim ersten Login: Kennwort ändern
Direkt nach der ersten Anmeldung werdet ihr aufgefordert, ein eigenes Kennwort festzulegen. Erst danach könnt ihr auf die Office-Anwendungen zugreifen.
- Noch einmal das Startkennwort aus dem Brief eingeben.
- Euer neues, persönliches Kennwort eingeben.
- Das neue Kennwort zur Sicherheit wiederholen.
- Mit Anmelden bestätigen – fertig.
- Mindestens 12 Zeichen, mit Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
- Gut zu merken ist ein Satz, z. B. „Im Sommer 2026 schwimmen wir 3 Bahnen!“ →
IS2026sw3B! - Das Kennwort nirgendwo anders verwenden (auch nicht bei privaten Konten).
- „Weitere Informationen erforderlich“: Microsoft kann verlangen, dass ihr einen zweiten Anmeldeschritt einrichtet (meist die App „Microsoft Authenticator“ auf dem Handy). Folgt einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.
- „Angemeldet bleiben?“: Auf dem eigenen Gerät könnt ihr Ja wählen. Auf fremden oder gemeinsam genutzten Geräten immer Nein – und euch danach abmelden.
Jeder Zugang ist persönlich. Die Benutzung eines Zugangs durch zwei Personen sowie die Weitergabe von Zugangsdaten sind nicht gestattet und können zur permanenten Sperrung des Zugangs führen.
Gebt euer Kennwort niemals per E-Mail, WhatsApp oder Telefon weiter – auch nicht an mich. Ich werde euch nie nach eurem Kennwort fragen.
Die Startseite im Überblick
Nach dem Login landet ihr auf der Startseite von Microsoft 365. Von hier aus erreicht ihr alle Anwendungen.
- App-LeisteHier öffnet ihr Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive und Teams. Über „Apps“ bzw. das Punkte-Raster oben links findet ihr auch SharePoint.
- ErstellenLegt direkt ein neues Word-Dokument, eine Excel-Arbeitsmappe oder eine Präsentation an. Darunter seht ihr eure zuletzt geöffneten Dateien.
- ProfilEin Klick auf eure Initialen öffnet euer Konto. Hier könnt ihr euer Kennwort ändern und euch abmelden.
E-Mails mit Outlook
Das Abrufen von E-Mails erfolgt ab sofort über Outlook und nicht mehr über Strato. Sucht euch aus, was für euch am bequemsten ist:
| Weg | So kommt ihr hin | Geeignet für |
|---|---|---|
| Outlook im Browser | Über die App-Leiste auf office.com oder direkt outlook.office.com | Computer, Laptop, Tablet – ohne Installation |
| Outlook-App | App „Microsoft Outlook“ aus dem App Store / Google Play | Handy und Tablet, mit Benachrichtigungen |
| Eigenes Mailprogramm | z. B. Apple Mail, Thunderbird oder die Mail-App eures Handys | Wer sein gewohntes Programm behalten möchte |
Eure Postfächer
In Outlook habt ihr Zugriff auf zwei Postfächer:
- Neue E-Mail: Startet eine neue Nachricht.
- Euer persönliches Postfach (
vorname.nachname@fv-biedensand-baeder.de). Auf dieses Postfach habt nur ihr Zugriff. - Das gemeinsame info-Postfach (
info@fv-biedensand-baeder.de). Hier landen alle allgemeinen Anfragen an den Verein.
Das info-Postfach wird nicht angezeigt?
In Outlook im Browser müsst ihr das info-Postfach einmalig hinzufügen. Das dauert weniger als eine Minute:
- Rechtsklick auf „Ordner“Klickt in der linken Spalte mit der rechten Maustaste auf Ordner (bzw. auf euren Namen).
- Menüpunkt wählenWählt Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen.
- Adresse eingebenGebt
info@fv-biedensand-baeder.deein und wählt den Vorschlag aus. - HinzufügenDas info-Postfach erscheint jetzt links unter eurem eigenen Postfach.
E-Mails im Namen von info@ senden
Wenn ihr auf eine Anfrage im info-Postfach antwortet, sollte die Antwort auch von der info-Adresse kommen – nicht von eurer persönlichen Adresse.
- Klickt im Feld Von auf die Adresse und wählt
info@fv-biedensand-baeder.deaus. - Ihr seht kein „Von“-Feld? Dann oben im Fenster unter Optionen den Punkt Von anzeigen aktivieren. Die Einstellung bleibt gespeichert.
- Mit Senden verschicken. Die Nachricht landet in „Gesendete Elemente“ des info-Postfachs – so sehen alle, dass die Anfrage beantwortet wurde.
Outlook auf dem Handy
- App installierenLadet die App Microsoft Outlook aus dem App Store (iPhone) oder Google Play (Android) 1.
- Konto hinzufügenÖffnet die App und gebt eure Vereinsadresse ein 2. Tippt auf Weiter 3.
- AnmeldenEs öffnet sich die bekannte Microsoft-Anmeldeseite. Kennwort eingeben – fertig.
- info-Postfach ergänzenIn der App unter Einstellungen › Konto hinzufügen › Freigegebenes Postfach hinzufügen die Adresse
info@fv-biedensand-baeder.deeintragen.
Eigenes E-Mail-Programm
Wählt beim Einrichten – wenn angeboten – die Option „Microsoft Exchange“, „Microsoft 365“ oder „Outlook“. Die Anmeldung erfolgt dann über das Microsoft-Anmeldefenster. Nur falls das Programm eine manuelle Einrichtung verlangt:
| Server | Port | Verschlüsselung | |
|---|---|---|---|
| Posteingang (IMAP) | outlook.office365.com | 993 | SSL/TLS |
| Postausgang (SMTP) | smtp.office365.com | 587 | STARTTLS |
| Anmeldung | Benutzername = eure vollständige E-Mail-Adresse | – | OAuth2 / „Microsoft-Anmeldung“ |
Habt ihr die Vereinsadresse bisher mit Strato-Servern in einem Mailprogramm eingerichtet, löscht dieses Konto dort und richtet es wie oben beschrieben neu ein. Die alten Einstellungen funktionieren nicht mehr.
Eine Weiterleitung von Vereins-E-Mails an eure privaten E-Mail-Adressen ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht zu empfehlen.
In den E-Mails stecken häufig personenbezogene Daten von Mitgliedern. Liegen diese in privaten Postfächern, kann der Verein sie nicht mehr kontrollieren oder löschen – das kann spätestens beim Austritt aus dem Vorstand zu Compliance-Problemen führen. Nutzt stattdessen die Outlook-App auf dem Handy.
Dateien ablegen & speichern
Ihr könnt Dateien an zwei verschiedenen Orten ablegen. Welcher der richtige ist, hängt davon ab, wer die Datei braucht:
OneDrive – persönlich
- Wofür?
- Persönliche Dateien und Dateien, die nur mit bestimmten Personen geteilt werden sollen
- Wer hat Zugriff?
- Nur ihr – und wen ihr gezielt einladet
- Beispiele
- Entwurf einer Rede, persönliche Notizen, Arbeitsstände
- Beim Austritt aus dem Vorstand
- Noch 30 Tage verfügbar, danach endgültig gelöscht
SharePoint – gemeinsam
- Wofür?
- Alle Dateien, die den Verein bzw. Vorstand betreffen
- Wer hat Zugriff?
- Alle Vorstandsmitglieder – alle können lesen und bearbeiten
- Beispiele
- Protokolle, Mitgliederlisten, Finanzen, Veranstaltungsplanung
- Beim Austritt aus dem Vorstand
- Dateien bleiben erhalten
Braucht der Verein diese Datei auch dann noch, wenn ich nicht mehr im Vorstand bin? → Ja: SharePoint. Nein: OneDrive.
SharePoint – die gemeinsame Ablage
SharePoint erreicht ihr über die App-Leiste bzw. das Punkte-Raster oben links auf office.com. Den direkten Link zur Vorstandsseite bekommt ihr von mir – speichert ihn am besten als Lesezeichen.
- Dokumente: Hier liegen alle gemeinsamen Dateien, sortiert in Ordnern.
- + Neu: Erstellt einen neuen Ordner oder direkt ein neues Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokument an dieser Stelle.
- Hochladen: Lädt Dateien oder ganze Ordner hoch. Alternativ könnt ihr Dateien einfach mit der Maus ins Browserfenster ziehen.
- Nutzt die vorhandene Ordnerstruktur und legt keine Dateien lose in die oberste Ebene.
- Aussagekräftige Dateinamen verwenden, z. B.
2026-09-24 Protokoll Vorstandssitzung. - Gelöschte Dateien landen im Papierkorb der Seite und können dort wiederhergestellt werden.
OneDrive – eure persönliche Ablage
OneDrive öffnet ihr über die App-Leiste. Dateien hier sieht zunächst niemand außer euch. Wollt ihr eine Datei gezielt mit einzelnen Personen teilen, geht das so:
- Unter Meine Dateien findet ihr eure persönlichen Dateien.
- Datei auswählen (Häkchen) und auf Teilen klicken.
- Namen oder E-Mail-Adresse eingeben, über Bearbeiten ▾ festlegen, ob die Person bearbeiten oder nur ansehen darf, und auf Senden klicken.
Wenn ein Mitglied den Vorstand verlässt, sind die Dateien im persönlichen OneDrive noch 30 Tage verfügbar und werden danach endgültig entfernt. Dateien im SharePoint bleiben erhalten. Legt vereinswichtige Dateien deshalb von Anfang an im SharePoint ab.
Word, Excel & PowerPoint
Eure Lizenz beinhaltet die Online-Versionen der Office-Programme. Ihr könnt also direkt im Browser Word-Dokumente bearbeiten, Excel-Tabellen erstellen oder Präsentationen bauen.
| Variante | In eurer Lizenz? | Hinweis |
|---|---|---|
| Im Browser (Word, Excel, PowerPoint online) | ✔ Ja | Über office.com – auf jedem Computer, ohne Installation |
| Handy- und Tablet-Apps | ✔ Ja | App „Microsoft 365 Copilot“ oder die einzelnen Apps Word, Excel, PowerPoint |
| Desktop-Programme (installiertes Word/Excel) | ✘ Nein | Nicht enthalten – bitte die Browser-Version nutzen |
Neues Dokument erstellen
- Direkt am richtigen Ort (empfohlen)Öffnet im SharePoint den passenden Ordner und klickt auf + Neu › Word-Dokument (bzw. Excel oder PowerPoint). So liegt die Datei sofort dort, wo alle sie finden.
- Über die StartseiteAuf office.com unter Erstellen (siehe Abb. 3) ein neues Dokument anlegen. Diese Dateien landen zunächst in eurem OneDrive – verschiebt sie bei Bedarf in den SharePoint.
Im Browser arbeiten
- Dateiname und Speicherort: Ein Klick darauf zeigt, wo die Datei liegt, und erlaubt das Umbenennen.
- Automatisch gespeichert: Es gibt keinen Speichern-Knopf – jede Änderung wird sofort gespeichert.
- Teilen: Lädt andere zur Datei ein oder kopiert einen Link. Dateien im SharePoint können alle Vorstandsmitglieder ohnehin öffnen.
Gut zu wissen
- Gemeinsam bearbeiten: Mehrere Personen können gleichzeitig im selben Dokument arbeiten – ihr seht live, wer wo schreibt.
- Als PDF speichern: Über Datei › Herunterladen als › PDF.
- Ältere Versionen: Über Datei › Info › Versionsverlauf lässt sich ein früherer Stand wiederherstellen.
- Erscheint der Knopf „In Desktop-App öffnen“, ignoriert ihn einfach – die Desktop-Programme sind nicht Teil eurer Lizenz.
- Für die Browser-Version braucht ihr eine Internetverbindung.
Häufige Fragen
Ich habe meinen Zugangsbrief verloren.
Kein Problem – meldet euch bei mir. Habt ihr euer eigenes Kennwort schon festgelegt, braucht ihr den Brief nicht mehr. Andernfalls setze ich den Zugang zurück und ihr bekommt einen neuen Brief mit einem neuen Startkennwort.
Ich habe mein Kennwort vergessen.
Meldet euch bei mir (Kontakt unten). Ich setze euer Kennwort zurück und gebe euch ein neues Startkennwort. Beim nächsten Login legt ihr dann wieder ein eigenes Kennwort fest.
Mein Startkennwort funktioniert nicht.
- Achtet auf leicht verwechselbare Zeichen wie
l,Iund1oderOund0. - Auf Groß-/Kleinschreibung und die Feststelltaste achten.
- Prüft, ob die E-Mail-Adresse richtig geschrieben ist (
vorname.nachname@fv-biedensand-baeder.de, Umlaute werden ausgeschrieben). - Klappt es weiterhin nicht, meldet euch – nach mehreren Fehlversuchen wird das Konto kurz gesperrt.
Ich sehe das info-Postfach nicht.
Im Browser müsst ihr es einmalig hinzufügen – siehe info-Postfach hinzufügen. In der Handy-App über Einstellungen › Konto hinzufügen › Freigegebenes Postfach hinzufügen.
Kann ich Word und Excel auf meinem Computer installieren?
Nein, die Desktop-Programme sind nicht in eurer Lizenz enthalten. Ihr nutzt Word, Excel und PowerPoint im Browser oder als Handy-/Tablet-App – die Funktionen reichen für die Vereinsarbeit in aller Regel völlig aus.
Wo speichere ich ein Protokoll oder die Mitgliederliste?
Im SharePoint – alles, was den Verein betrifft, gehört dorthin, damit es auch nach einem Wechsel im Vorstand erhalten bleibt. Siehe Dateien ablegen.
Ich habe versehentlich eine Datei gelöscht.
Gelöschte Dateien landen zunächst im Papierkorb (in OneDrive links im Menü, im SharePoint unter „Websiteinhalte“ › „Papierkorb“) und können dort wiederhergestellt werden. Wurde nur der Inhalt überschrieben, hilft der Versionsverlauf.
Darf ich meine Vereins-E-Mails an meine private Adresse weiterleiten?
Bitte nicht. Aus Datenschutzgründen sollen Vereins-E-Mails im Vereinspostfach bleiben. Nutzt stattdessen die Outlook-App auf dem Handy.
Ich bin nicht mehr im Vorstand – was passiert mit meinem Zugang?
Euer Zugang wird deaktiviert. Dateien im persönlichen OneDrive sind noch 30 Tage verfügbar und werden danach gelöscht. Dateien im SharePoint bleiben für den Verein erhalten.
Ich werde nach „Weitere Informationen erforderlich“ gefragt.
Microsoft möchte einen zweiten Anmeldeschritt einrichten, meist mit der App Microsoft Authenticator. Installiert die App auf eurem Handy und folgt den Anweisungen auf dem Bildschirm. Bei Problemen helfe ich gern.
Checkliste
Hakt die Punkte nach und nach ab – dann seid ihr vollständig umgestiegen. Die Häkchen werden nur in eurem Browser gespeichert.
Hilfe & Kontakt
Wenn etwas nicht klappt oder unklar ist, meldet euch einfach. Bitte schickt bei Problemen möglichst einen Screenshot mit – dann kann ich euch schneller helfen.
Viele Grüße
Nicolas Greulich
IT-Betreuung · Förderverein Biedensand Bäder Lampertheim e.V.
Die Abbildungen sind vereinfachte Darstellungen. Je nach Gerät, Browser und Version kann die Oberfläche leicht abweichen – Beschriftungen und Abläufe sind aber gleich. Stand: September 2026.